Microsoft Access

En esta entrada, se ofrece una descripción general de las bases de datos: qué son, qué utilidad tienen y cuáles son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminología es específica de las bases de datos de Microsoft Office Access 2007, pero los conceptos son aplicables a todos los productos de bases de datos. 
 

¿Qué es una base de datos?

 

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

 

¿Qué es Access?

Es un sistema de gestión de base de datos desarrollado por Microsoft, y componente de la suite Microsoft Office.
Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personal o en pequeñas organizaciones

 ¿Qué tiene que ver el directorio telefónico con las bases de datos?
 

   Un directorio es una base de datos específica sobre direcciones. Una base de datos es un conjunto de información almacenada, la cual puede ser de muy diferentes tipos. Direcciones, calificaciones, intensidad de los sismos, etc.

 

¿Cuáles son las consideraciones que tenemos que tomar en cuenta a la hora de crear bases de datos?
 

Son muchas las consideraciones a tomar en cuenta al momento de hacer el diseño de la base de datos, quizá las más fuertes sean:

• La velocidad de acceso
• El tamaño de la información
• El tipo de la información
• Facilidad de acceso a la información
• Facilidad para extraer la información requerida
• El comportamiento del manejador de bases de datos con cada tipo de información.
  

¿Qué ventajas representa tener información almacenada en la computadora, y no en hojas o tarjetas?
 

 

Las bases de datos te dan la ventaja de tener grandes cantidades de información almacenada ordenada de acuerdo a criterios similares en la información, y que puedes accesar rápida y fácilmente a esta información con una búsqueda simple o de acuerdo a los criterios de almacenamiento.

 Definición de  registro y campos

 

Registro: Conjunto de informaciones relacionadas entre sí que constituyen la unidad de tratamiento lógico de ficheros o memoria.

 

Campo: Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.

 

 Describe la pantalla de Access

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las barras

  La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar

La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.

La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir...

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

La barra de estado

Barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

 

 

Cuadro Sinoptico de Microsoft Access:

 

Video de Microsoft Access: